Як видалити дублікати в Excel - Видаліть повторювані рядки кількома кліками

Excel має безліч програм, таких як відстеження запасів, ведення списку розсилки, складання звітів про продажі та багато інших.

У міру зростання бази даних однією з головних проблем, з якою стикаються багато користувачів, є отримання повторюваних значень і рядків. Це може зробити ваші розрахунки неточними і змусить людей поставити під сумнів вашу компетентність.

В кінцевому підсумку ви можете дати зведений звіт із повторюваними значеннями або навіть надіслати листа одній людині двічі. Тож вам потрібно буде знайти та видалити копії, щоб уникнути цих невеликих помилок, які можуть мати серйозні наслідки.

Варіант 1: Використання інструмента видалення дублікатів

Оскільки ця проблема трапляється багато, на стрічці є спеціальна команда, яка полегшує роботу з дублікатами. Це стосується останніх версій пакета Microsoft Office, таких як Excel 2007 до 2016 року.

Виберіть таблицю, над якою будете працювати

По-перше, вам потрібно вибрати клітинки, на які націлено, оскільки інструмент можна використовувати для видалення дублікатів у цілих рядках або частково відповідних записів.

Це можна зробити, вибравши таблицю, а потім натиснувши Ctrl + A. Переконайтесь, що оригінальний файл збережено, оскільки процес назавжди видаляє дублі.

Клацніть на вкладку даних у верхній частині екрана

Вибравши діапазон, перевірте верхню частину екрана та натисніть вкладку даних. Будуть показані різні команди, після чого слід перевірити наявність «видалення дублікатів» і натиснути на нього.

На екрані з’явиться невелике діалогове вікно. Перший рядок вибирається автоматично, коли ставиться галочка "мої дані мають заголовок". Якщо заголовка немає, а дані починаються з 1-го рядка, скасуйте вибір цієї опції.

Натисніть кнопку OK, щоб видалити дублікати

Тепер вибрано всю таблицю, і, отже, слід натиснути кнопку OK. Це видалить усі дублікати. Інформація про видалення з’являється на екрані із залишковими унікальними значеннями та кількістю видалених повторюваних записів.

Однак, якщо ви хочете видалити часткові дублікати на основі певних стовпців, вам слід виділити їх, залишивши решту. Якщо таблиця містить багато стовпців, найкраще скасувати вибір усіх, а потім просто вибрати ті, які потребують видалення дурнів.

Після цього натисніть кнопку ОК. Тоді дубльована інформація буде видалена, а деталі будуть показані на екрані.

Варіант 2: Використання розширених фільтрів у Excel

Піктограма розширеного фільтра допомагає ідентифікувати та видалити дублікати в Excel. Це можна використовувати в останньому пакеті Microsoft Office та версії 2003 року. Вам потрібно відкрити електронну таблицю Excel і вибрати все, натиснувши Ctrl + A.

Клацніть вкладку даних, а потім - розширену кнопку в розділі сортування та фільтрування

Потім слід натиснути вкладку Дані у верхній частині екрана, де під нею відображаються різні розділи. Шукайте розділ сортування та фільтрування та натисніть розширену кнопку.

На екрані з’явиться діалогове вікно, де ви можете вибрати «скопіювати в інше місце» або «відфільтрувати список на місці». Останній приховує всі рядки з дублікатами, тоді як перший генерує копію записів.

Відрегулюйте діапазон даних під "діапазоном списку"

У діалоговому вікні є поле діапазону списку з даними, заповненими Excel. Якщо ви хочете змінити діапазон, ви можете зробити це, відрегулювавши його під "діапазоном списку".

Залишити діапазон критеріїв порожнім і скопіювати в поле корисно лише в тому випадку, якщо ви вирішили скопіювати в інше місце. В іншому випадку залиште поле порожнім для опції "відфільтрувати список на місці".

Поставте галочку в полі "Лише унікальні записи"

Під тим самим діалоговим вікном є поле з написом "лише унікальні записи" - позначте це поле. Це вказує Excel фільтрувати дублікати, зберігаючи унікальні записи.

Натисніть OK, щоб видалити дублікати

Після того, як ви виконали цей процес, ви можете натиснути кнопку ОК, щоб позбутися дублікатів. Потім документ містить дублікати даних, за винятком тих, які були видалені.

Оскільки процес передбачає наявність заголовків у документі, якщо 1-й рядок містить дублікат, він не буде видалений. Видаліть його вручну, якщо це не заголовок.

Коли ви використовуєте розширений процес фільтрації, ви можете видалити лише дублікати з усієї таблиці, оскільки немає можливості робити це частково. Однак ви можете видалити дублікати і одночасно створити копію даних.

Варіант 3: Використання інструменту для видалення дублікатів за допомогою 2 клацань миші

Окрім вбудованих засобів для видалення дублікатів, ви можете використовувати такі доповнення, як видалення дублікатів Ablebits, щоб позбутися дурнів. Інструмент багатоцільовий і може виконувати також інші функції. Він працює в усіх операційних системах та всіх версіях Excel. Тут ми зупинимось на одному із способів використання інструменту, який займає всього 2 клацання мишею.

Виділіть клітинку в цікавій таблиці

Перевірте таблицю, де потрібно дедупіювати записи, і на даних Ablebits натисніть «вивести таблицю». Це вибирає всю таблицю, і відкриється діалогове вікно з усіма автоматично вибраними стовпцями.

Виберіть видалити дублікати зі спадного списку в полі "виберіть дію"

У нижньому правому куті є розкривний список під полем вибору дії. Виберіть варіант видалення дубліката та натисніть OK. Повторювані значення будуть видалені, за винятком перших випадків.

Видалення дублікатів у ключових стовпцях

Процес натискання миші 2 може бути використаний для видалення дублікатів у певних рядках у важливих стовпцях. Для цього зніміть прапорець з інших стовпців, залишивши позначеними ті, які потрібно дедупувати. Дотримуйтесь двох пунктів вище, і дублікати будуть видалені.

Дію вибору можна використовувати для інших операцій, таких як копіювання дублікатів в інше місце без їх видалення. Використовуйте спадне меню для відповідного вибору, щоб ваш аркуш Excel був акуратним і без помилок.

Заключне слово

Витирання дублікатів у Excel дуже просто, використовуючи три варіанти, виділені вище. Процес простий, і за допомогою цього посібника ви можете зробити це за допомогою декількох клацань миші, щоб отримати остаточну допомогу щодо призначення та допомогу в роботі з Excel.

Під час роботи в Excel завжди слід очищати набір даних, усуваючи непрофесійні помилки. Якщо ви стикаєтесь із будь-якими проблемами, переконайтесь, що дані, що обробляються, не є підтотними або окресленими.

У таких випадках потрібно видалити проміжні підсумки та окреслити їх, а потім скористатися будь-яким із наведених вище методів. Далі дані будуть очищені, що значно полегшить роботу над ними.