Як граційно та ефективно обробляти вступні електронні листи

Ви не хочете звучати невдячно, коли просите про послугу ...

Дозвольте мені розповісти вам історію, яка надихнула цей пост. Я надіслав вступний електронний лист, щоб зв’язати мого друга Ларрі з Девідом. Ларрі був зацікавлений отримати направлення на роль у компанії Девіда. Мій вступний електронний лист був приблизно таким,

Ей, Девіде, як я вже згадував, Ларрі зацікавлений у ролі у [КОМПАНІ]. Ларрі, Девід - хороший друг, який працює у [КОМПАНІ] вже два роки. Він був би чудовою людиною, щоб поставити ваші запитання. Я дозволю вам взяти його звідси!

Через кілька годин я отримав відповідь від Девіда:

Тьфу. Це було останнє, що я хотів почути. Відповідь Ларрі на вступ залишила неприємний смак у роті Девіда.

Девід був готовий звернутися до Ларрі, але це, мабуть, не було сильним схваленням. Що й казати, заяву Ларрі відхилили на місці, навіть отримавши направлення.

Ця ситуація змусила мене почуватись нерішуче вводити Ларрі у будь-який з моїх зв’язків у майбутньому, і Девід, мабуть, обережніше представляти мої контакти.

Я дав цей відгук Ларрі, і, звичайно, Ларрі не збирався висловлюватися таким невдячним. Він просто не знав найкращого способу представити себе, коли просив когось, кого ніколи не зустрічав, про направлення.

3 Принципи відповіді на вступний електронний лист

Початково пам’ятайте, пам’ятайте, що якщо ваш друг знайомить вас із одним зі своїх контактів, він таким чином ручається за вас. Не сприймайте це як належне.

1. Будьте першим, хто відповість

Якщо ви будете просити про послугу, наприклад, про направлення, будьте першим, хто відповість на вступний електронний лист. Вам не потрібно відповідати протягом декількох хвилин, але коли ви вперше побачите електронне повідомлення, дайте відповідь.

Не чекайте, поки інша людина запропонує зв’язатися з вами. Швидше за все, якщо ви не відповісте, вони не відповідуть. Плюс, якщо ви швидко реагуєте на вступ, це виявляє ентузіазм. Якщо дні минають, а ви не відповідаєте на вступ, просто здається, що вас це не дуже цікавить, або це вступ не важливо.

Звичайно, бувають ситуації, коли ви не можете швидко відповісти, але якщо ви запитаєте вступ, переконайтеся, що ви продовжуєте - і чим швидше, тим краще.

2. Коли ви щось просите, дайте їм відповідь

Як правило, якщо ви когось знайомите, ви щось просите у них. Переконайтеся, що ви дуже конкретно запитуєте, але також дайте їм відповідь. Надайте їм простіший чи менш трудомісткий спосіб допомогти вам.

Наприклад, типовим запитом є "зустрітися протягом 30 хвилин за кавою, щоб дізнатись більше про" Компанію Х "."

Це цілком обґрунтоване запитання, але розумійте, що, хоча 30 хвилин - це не так вже й багато часу, є час на дорогу до кав’ярні та з неї, в середині дня є зміна контексту, і може виникнути певне вагання у зустрічі з незнайомцем, якого ви ніколи раніше не зустрічали.

Якщо ваш основний запит - це особиста зустріч, дайте їм можливість підключитися по телефону, що менше зобов’язання:

Чи не могли б ви зустрітись за 30 хвилин за кавою, щоб я дізнався більше про компанію X? Якщо кава не працює, із задоволенням заплануйте час підключення по телефону. У будь-якому випадку, якщо ви хочете поспілкуватися за чашкою кави або зателефонувати, я можу надіслати кілька разів, щоб знайти час, який найкраще підійде для нас обох.

Це дуже уважний спосіб попросити когось часу. Зверніть увагу, що я не лише даю додатковий, менший запит про зобов’язання, але також спочатку запитую, чи готові вони взагалі зв’язуватися. Потім я продовжую це, кажучи, що я прийму на себе тягар планування, якщо вони погодяться. Я намагаюся якомога легше їм допомогти.

Як правило, пропонуючи варіант, пропонуйте той, який знаходиться на один рівень нижче від вашого основного запитання з точки зору прихильності. Тож, якщо ви просите про особисту зустріч, дайте їм можливість зателефонувати. Якщо ви просите телефонний дзвінок, дайте їм можливість "надіслати кілька конкретних питань електронною поштою".

3. Покажіть, що ви провели певне дослідження

Включіть речення про те, чому ви раді компанії, про яку питаєте. Можливо, це нещодавно випущений продукт чи ділове партнерство. Перегляньте блог компанії або знайдіть останні статті в пресі. Ви можете сказати щось на зразок,

Я побачив, що [Компанія X] щойно запустила нову [функцію вставки]. Це надзвичайно захоплююче, я думаю, що це має великий потенціал, щоб отримати зчеплення.

Незважаючи на те, що це твердження є загальним, воно проходить довгий шлях, щоб принаймні продемонструвати, що ви трохи робили, щоб знайти, що зараз відбувається в компанії.

Поєднавши все це, ось шаблон, за допомогою якого ви можете відповісти на вступний електронний лист, коли ви хочете підключитися, щоб попросити направлення або більше інформації про компанію.

Гей [Ім'я], приємно познайомитися! Дякуємо за пропозицію підключитися. Схоже, останнім часом [КОМПАНІЯ] робить багато - я помітив, що ви всі щойно запустили новий продукт / партнерство [ВСТАВИТИ БУДЬ-ЯКУ НОВИНУ КОМПАНІЇ]. Хотіли б дізнатись більше про це та будь-які інші великі ініціативи, які [ФІРМА] планує вирішити цього року. Чи могли б ви отримати швидкий дзвінок у будь-який із цих часів? [ВСТАВИТИ ДОСТУПНІСТЬ] Якщо дзвінок не працює, раді надіслати кілька запитань електронною поштою. Дякую! - [ВАШЕ ІМЯ]

Пам’ятайте, ваш друг ручається за вас!

Майте на увазі, що і ваш друг, і його зв’язок роблять вам послугу. Відповідаючи на вступний електронний лист, задайте тон подяки та хвилювання. Бути люб’язним та захопленим - це довгий шлях, особливо коли ви про щось просите!

Ваш пошук роботи застряг? Хочете зрозуміти, як прорватися і знайти роботу в галузі техніки?

Клацніть тут, щоб отримати покрокові стратегії отримання потрібної роботи, а також переглянути точне резюме, яке я використовував, щоб влаштуватися на роботу в Dropbox.

Спочатку опубліковано на сайті hackcareer.com